QUEL MODE DE NUMÉRISATION CHOISIR?

Au sein de la plupart des entreprises, la tendance est à l’élimination du papier! Ayant compris que l’utilisation de papier pour ses documents et dossiers nuit à la productivité globale, en plus de prendre de l’espace, la numérisation s’impose comme un choix gagnant et durable. Or, ce procédé technologique demande d’être étudié auparavant, puisque c’est plus complexe que ça en a l’air. De ce fait, quel mode de numérisation choisir? Quels en sont les avantages? Voyons tout d’abord ce que c’est.

Qu’est-ce que la numérisation?

En termes simples, la numérisation consiste à faciliter et conserver un accès total aux documents, dossiers et archives que l’on peut posséder. Suite à la numérisation, ces derniers sont transformés en images. Les documents initiaux sont par la suite détruits après quelques mois, de façon strictement confidentielle, et ceux numérisés sont conservés dans une voûte à l’accès restreint.

Pour un résultat professionnel, effectué dans les règles de l’art et répondant aux stricts standards, il est primordial de faire appel à une compagnie experte en la matière. De plus, seuls les documents numérisés par une compagnie certifiée dans le domaine conservent leur valeur juridique. Suite à la numérisation de ses documents, ceux-ci seront visibles sur l’appareil de son choix, comme s’ils avaient été écrits à l’ordinateur.

Quel mode de numérisation choisir?

Il existe plusieurs modes de numérisation des dossiers, que l’on procède soi-même à la tâche ou que l’on confie le tout à des spécialistes. En voici les principaux modes :

• Pour une image numérisée aux lettres bien définies et aux contours nets, l’analyse en noir et blanc est tout indiquée quand le traitement final concerne un logiciel de reconnaissance de caractères.
• À l’inverse, le traitement en couleur des dossiers permet de rendre un produit final plus fidèle au document physique d’origine, surtout si ce dernier contient des images. Or, puisque le scanner cherche de la couleur là où il n’y en a pas, des petits points colorés, voire des parasites, pourraient apparaître sur ledit document.
• Finalement, la numérisation en gris est ce qu’il y a de mieux pour ce type de procédé. L’image obtenue sera plus nette, fidèle à l’originale (même sans la couleur) et plus nuancée.

Enfin, il faut savoir qu’il est possible d’alterner le mode de numérisation. Tantôt on peut avoir un document en couleur, tantôt en gris. Tout dépend de ses besoins et de ceux de l’entreprise!

Quels sont les avantages de la numérisation?

Qu’ils sont nombreux les avantages à effectuer la numérisation des dossiers et documents de l’entreprise! Premièrement, cela permet d’éviter la location de locaux d’entreposage des tonnes de documents en papier que l’on possède. Ensuite, une numérisation offre aux employés de la compagnie davantage de temps pour se concentrer sur ce qui importe vraiment, à savoir la productivité! Enfin, en numérisant tous les documents de la compagnie, tout devient facilement accessible. Plus besoin de chercher pendant des heures un simple document!

Pour procéder à la numérisation des dossiers, archives et autres papiers confidentiels, il est nécessaire de faire appel à des professionnels en la matière!